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浅谈监理资料管理
2011-12-30 00:00   审核人:   (点击: )

 监理过程实质上是信息资料管理的过程,监理工作的主要方法是控制,控制的基础是信息。监理资料管理是建设工程信息管理的重要工作,是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、投资控制、合同管理、信息管理、组织协调以及安全文明施工监督的基础性工作。

   
监理过程实质上是信息资料管理的过程,监理工作的主要方法是控制,控制的基础是信息。监理资料管理是建设工程信息管理的重要工作,是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、投资控制、合同管理、信息管理、组织协调以及安全文明施工监督的基础性工作,是“三控制、两管理、一协调”中的重要内容之一。随着改革的不断深入,信息资料管理的作用显得越来越重要。管好用好监理信息,能够促进监理工作的开展,对搞好监理工作具有极大的推动作用。因此在项目监理机构中一般都配备专人(专职或兼职)负责监理资料管理工作。下面根据本人在参与工程项目监理资料管理的实践,谈谈个人的认识。

   
一、监理信息管理的目的及内容

   
信息管理是指在工程建设过程中,监理信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通,使决策者能及时、准确地获得相应的信息,更好地指导工程建设。信息管理的内容包括文件、档案、监理报表及计算机辅助文档等。文件信息主要是在工程建设过程中,上级有关部门的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文件。档案信息主要是在各种文件办理完成后,根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理,根据文件的作者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。监理报表信息主要有开工报表、监理工程师检查记录表、监理工程师通知单、质量管理用报表、计量与支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工程师常用报表,反映了监理工作的开展及工程进展情况,是监理工程师进行决策的重要依据。

   
二、监理信息资料的特点

   
1、监理信息来源的广泛性。监理信息资料来自于业主单位、承建单位以及建立组织内部的各个部门;来自设计、招标、实施等各个阶段的各个单位乃至各个专业;来自质量控制、投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。如果信息收集不完整、不准确、不及时,必然影响到监理工程师判断和决策的正确性、及时性。

   
2、信息量大。由于监理信息资料牵涉面广、协作关系复杂,使得监理工作涉及大量的信息。监理工程师不仅要了解国家及地方有关的政策、法规、技术标准规范,而且要掌握工程建设各个方面的信息。既要掌握计划的信息,又要掌握实际进度的信息,还要对他们进行对比分析。

   
3、动态性强。监理信息资料管理的过程是一个动态的过程,监理工程师实施的控制也是动态控制,因而大量的监理信息都是动态的,这就需要及时的收集和处理。

   
4、有一定的范围和层次。业主委托的范围不一样,监理信息也不一样。工程实施过程中,会产生很多信息,但并非都是监理信息,只有那些与监理工作有关的信息才是监理信息。不同的工程项目,所需的信息既有共性,也有个性。另外,不同的监理组织和监理组织的不同部门,所需的信息也不同。

   
5、信息的系统性。监理信息资料是在一定的时间和空间范围内形成的,与监理活动密切相关。而且,监理信息的收集、加工、传递以及反馈是一个连续的闭合环路,具有明显的系统性。

   
三、监理信息资料管理的重要性

   
1、监理信息资料是工程建设过程的记录,是监理在工作中可查询的文字依据,是对工程评估验收的依据。

   
项目建设在整个实施过程中,每天都发生各种各样的情况。在监理工作中,大量监理记录包括质量记录、工程计量、工程款等渗透到监理工作的各个方面,及时将这些监理信息进行收集、整理,形成文字的资料是监理工程师进行目标控制的基础和客观依据。监理工程师充分利用监理资料解决矛盾,处理纠纷,协调各种关系,促使目标的实现。

    监理信息的收集就是将监理工作中发生的原始数据收集起来,是重要的基础工作。因此,一定要尽可能的全面,尽可能的准确。资料的整理是将收集到的原始数据、资料经过科学、系统的整理、归档,进行必要的统计分析,形成文字的资料,并根据监理工程师的需要及时提供。监理工程师就可依据这些资料迅速地作出判断,解决工程实施中的问题。实践证明凡经过科学、系统整理提供给监理工程师的信息资料就能较好的对问题作出准确的判判;相反,提供给监理工程师的资料杂乱、零散,监理工程师就难以对问题作出准确的判断,更谈不上作出准确的决判。

    合同管理是贯穿监理工作始终的一项中心任务,在工程实施的过程中或工程完工后,往往会出现一些争议的问题。如经业主同意补签的工程计量,往往承包单位报的量偏大而且提供的依据不足,此时监理根据平日在监理日志或监理检测记录、监理通知、监理旁站记录等记载可以较准确的提供依据,作出合理的审核结果。同样,对一些问题的描述也可通过查询监理资料作出较全面准确的评价。当然,监理最终的质量评估报告的结论意见:一是依据施工单位自检结果和监理抽检结果;二是通过专业检测,试验单位提供的检测数据;三是对施工过程控制的评价。其中一、三都是依据监理资料提供数据、文字的记载得出的结论。

    2、监理资料是工程在交付试验后运行、保养、维修、改扩建的依据。 

    工程竣工验收交付使用后,在保修期内往往会出现这样、那样的问题。问题出现的原因往往和施工过程中的环境、使用材料、施工工艺、设备运行每一个细节有关,而这些可通过监理资料予以查找,包括监理日志、监理旁站记录、测量使用数据,通过分析出现问题部位的作业时间段的天气变化,使用设备运行情况,原材料检验报告,操作人员,施工方法,过程中存在的问题等,准确找出原因,从而为维修处理提供可靠的依据。

   
3、监理资料是检查监理工作质量的重要依据 

    监理工作,从编制监理规划、监理实施细则、旁站监理方案、设计图纸会审,审批施工组织设计,审查承包单位质保体系、安保体系,审查测量放线成果,审查开工报告,参加第一次工地会议,形成会议纪要到工序质量控制,原材料报验审批,隐蔽工程验收,进度控制,投资控制,主持每周监理例会并发会议纪要等等,都是文字的东西或都要以文字记载为依据。因此,在第一次工地会议上,监理进行交底时都要说明监理与承包单位的往来均以文字为准,这是监理工作的基本原则,即便是在紧急情况下,监理可先发出口头指令,承包单位可先按口头指令实施,但事后应在24小时内补上文字指令。 

    上述所有的文字材料组成的监理资料体现了监理人员劳动的成果,认真、及时、准确的收集、整理、分类归档并妥善保管极为重要。监理资料在某种意义上讲集中反映了监理工作的质量和水平。

   
4、监理资料是追溯工程项目建设过程中的主要证据 

    由于目前监理资料与施工单位资料相比之下要更完整一些,细一些,具体一些。这是因为监理资料来源于现场,来源于监理旁站记录,来源于监理平行检查和抽检记录,更是由于监理是站在公正的第三方,比较客观,加上又有专门的资料员进行及时收集、及时整理,因此一旦有什么不清楚,均通过查阅监理资料找出依据作为证据,解决问题。

   
四、如何搞好监理资料管理

   
我们一般对较大规模的工程设立专职资料员,对规模较小的工程设兼职资料员,应从以下几个方面做好监理资料管理工作:

   
1、及时收集,及时整理 。

   
监理资料应随着工程实施进展而及时收集、及时整理,杜绝事后突击整理资料的做法。及时收集、及时整理可以对存在问题及时处理,不足的可以及时补上。例如监理见证取样送检比例一般要求占承包单位自检数量的30%,资料员通过在收集整理过程中通过数据统计计算检查是否满足要求,如不足可及时补上,如等工程完工后再去整理分析,就无法解决问题了。

   
及时收集、及时整理,资料的连续性、系统性好,差错少,突击整理则连续性、系统性差,差错也多。

   
2、作好承上启下工作

   
资料管理员一定要遵循总监理工程师的领导,吃透总监理工程师的意图,对资料收集、整理、分类、归档中存在的问题要及时向总监理工程师汇报,争取总监理工程师的指导和帮助。

   
同时,资料员要充分调动监理部所有成员的积极性,要求都来参与和关心监理资料的收集、整理工作。广大监理工程师、监理员是第一线的人员,所有监理信息都来自他们,所有原始数据都来自他们,及时向他们收集信息并及时整理、分析,将结果向他们反馈,对其中需要进一步收集的数据向他们提出要求,确保原始资料的全面性和可靠性。

   
3、协助总监理工程师查阅监理日志和旁站记录,查看监理的一些重要发文如监理工程师通知单、开工报告的审批、施工组织设计的审批、暂停令等是否在监理日志上有记载。

   
4、对承包单位的工程文件的形成、积累、立卷进行监督检查。为了保证工程顺利实施,承包单位也应有专人负责资料的收集、整理、归档工作。监理资料员重点督促承包单位做好以下工作:

   
①工序报验是否跟上工程的进展;

   
②见证取样频率是否满足有关规定;

   
③试验检验报告上的数据是否符合规范设计规定;

   
④资料的分类、归档是否符合地方档案馆有关规定;

   
最后,我们要不断提高资料员自身的业务能力和管理水平,把监理资料管理的井井有条,处于自己所掌控的范围。

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